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Die 10 besten Tools – in Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin

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Lesedauer 4 Minuten

Wie soll denn eine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin funktionieren? Du fragst dich, wie dies ortsunabhängig möglich ist?

Ich habe heute die Antwort für dich und kann dir sagen, es ist ganz einfach!

Als virtuelle Assistentin benutze ich nicht viele Hilfsmittel oder Utensilien. Von meinen Kunden/innen höre ich immer wieder die Frage:

Wie arbeiten wir denn jetzt zusammen❓

Hast du dir diese Frage auch schon gestellt, als du an eine virtuelle Assistentin gedacht hast

Einige Kunden stellen sich eine Zusammenarbeit schwierig vor. Diesen nehme ich die Angst, denn es sind wenige Dinge notwendig.

Und was wäre das

Genau, mit den richtigen Tools.

Fragst du dich gerade: Wie geht das?

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💝Mein Freebie für DICH:

Die richtigen Tools erleichtern dir die Zusammenarbeit. Doch welche sind die besten?

Ich gebe dir einen TIPP: Weniger ist mehr.

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1. Zoom/ Microsoft Teams

Damit du deine virtuelle Assistentin kennenlernst und dir einen Eindruck machen kannst, solltet ihr über ein Tool kommunizieren. Für Calls ist dieses perfekt geeignet und es lässt sich die Videokonferenz aufzeichnen.

Ich nutze sehr gerne Zoom, da es einfach ist.

2. Whatsapp oder Telegram

Als Kommunikationstool Nr. 2 kannst du Whatsapp oder Telegram nutzen. Bitte bedenke: Hast du Fragen oder benötigst du Hilfe, kannst du nicht immer deine virtuelle Assistentin erreichen.

Wenn ich in Besprechungen bin oder gerade an Projekten arbeite, ist mein Handy auf lautlos. Deshalb habe ich mit meinen Kunden ausgemacht, dass ich in dieser Zeit per Whatsapp erreichbar bin.

3. Trello

Trello ist ein Organisationstool, indem du mit deiner virtuellen Assistentin gemeinsam an Projekten zusammen arbeiten kannst. Du kannst Aufgaben oder Links hinterlegen.

Ich liebe dieses Tool, da es einfach, kostenlos und sehr strukturiert aufgebaut ist.

4. OneDrive/ Google Drive

Dieses Tool ist sehr bekannt. Um deine Daten zu speichern, auszutauschen bzw. ihr beide auf Daten zugreifen könnt, eignet sich dieses Tool.

Ich nutze es dafür, um meinen Kunden Texte zu übermitteln. Diese können auf meine geschrieben Worte zugreifen, sie ändern oder weiterverwenden.

Mein Liebling der beiden ist Google Drive, da es wie immer sehr einfach ist.

5. Canva

Dieses Grafikprogramm ist der absolute Hammer. Du kannst mit diesem Tool Social Media Beiträge erstellen, Newsletter, Blogartikelbilder, Reels, Präsentationen und vieles mehr.

Ich habe die Pro Version, da ich das Tool täglich nutze. Wenn ich eine Vorlage erstelle, so kann ich diese an meine Kundinnen schicken. Gemeinsam können wir daran arbeiten und Verbesserungen vornehmen.

💖Falls du Canva nutzen möchtest.*

6. Toggle

Toogle ist ein Zeiterfassungsprogramm. Das Tool ist einfach, kostenlos und kann im Team verknüpft werden.

Gerade wenn deine VA für einen deiner Kunden arbeitet, kann diese ihre Arbeitszeit stoppen, aufnehmen und dokumentieren.

Meine Kundinnen vertrauen mir und wünschen keine Zeiterfassung. Je nach Projekt und Kunde ist dies allerdings unterschiedlich.

7. Papierkram

Papierkram ist ein Buchhaltungs- und Rechnungstool. Ich schreibe damit meine Rechnungen bzw. die Rechnungen meiner Kundinnen. Weitere Möglichkeiten wären: Du kannst dein Geschäftskonto verknüpfen und deine Arbeitszeit erfassen.

Dies ist hilfreich, wenn deine virtuelle Assistentin deine Finanzbuchhaltung übernehmen soll.

Mein Buchtipp*:

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8. LastPass

LastPass ist ein geniales Passwort-Tool💥

Du kannst deine Passwörter sicher an deine VA übermitteln. Somit hast du keine Probleme, dass per E-Mail oder Nachricht eine andere Person diese lesen kann.

Muss man einfach ausprobiert haben. Falls deine VA Passwörter benötigt, so könnt ihr dieses Tool privat und geschäftlich nutzen.

9. Slack

Slack ist ein Messenger Tool. Zum Austauschen von Grafiken, Listen, Dokumenten, Bilder und vieles mehr eignet sich dieses.

Durch die App bist du immer auf dem neusten Stand.

Du verpasst quasi keine Nachrichten und kannst mit deinem Team dich austauschen.

10. Online-Tools

Die meistgenutzten Online-Tools sind Elopage und ActiveCampaign. Diese sind unter den VA`s bekannt. Allerdings kannst du jedes andere Tool deiner VA zeigen.

Ich schreibe Newsletter✍ für meine Kundinnen. Sobald ich diese geschrieben habe, lade ich den fertigen Newsletter in ActiveCampaign.

Meine Kundin kann sich entspannt zurück lehnen.

FAZIT

Am besten fragst du deine VA, welche Tools sie nutzt. Gemeinsam sprecht ihr in eurem Kennenlerngespräch darüber, welche ihr benötigt.

Ich stelle immer wieder fest: Meine Kundinnen nutzen dieselben Tools wie ich.

Stellst du gerade fest, dass du viele Tools nutzt? Bist du bereit, mit einer VA zusammenzuarbeiten?

In meiner kostenlosen Checkliste kannst du dich über „Das erste Gespräch mit einer virtuellen Assistentin“ informieren.

🖋Falls du Fragen hast, schreibe mir gerne eine Nachricht oder besuche mich auf Instagram.

Ich freue mich von dir zu hören.

Von Herzen alles Liebe

Deine Carolin💖

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